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Section 01 Méthodologie de l’audit interne et opérationnel de la direction des

Section 01 Méthodologie de l’audit interne et opérationnel de la direction des approvisionnements 1.1. Généralités sur la fonction achat : La fonction achats n’est pas seulement une fonction intervenant en amont, mais une 1.2. Les services intervenants dans le processus d’achats : ◘ Services « Initiateurs »: émettent des « demandes d’achat » dans des limites strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs. ◘ Service «Achats»: il établit les bons de commande sur la base des demandes d’achats soit des besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison. ◘ Service «Réception»: s’assure de la conformité de la livraison avec la commande (quantité et qualité). ◘ Service « Stocks»: il reçoit la marchandise du service « Réception » et procède aux enregistrements permettant un suivi quantitatif. ◘ Service « Comptable»: enregistre les factures après leur approbation. ◘ Service « Trésorerie »: règle les factures en s’assurant de leur approbation par les personnes compétentes. 1.3. L’organisation typique de la direction d’approvisionnement: 1.3.1 Déclenchement de la commande : Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner l’assurance que les commandes de marchandises ou des biens et services sont faites en fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire. En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problèmes de gestion des stocks. Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisante aux questions suivantes : • Qui peut déclencher la commande? • Quand passer la commande? • Quelle quantité faut-il commander? • A quel fournisseur doit-on s’adresser? a. Expression du besoin : 1 A l’origine de tout achat, il y a la naissance d’un besoin provenant d’une entité quelconque de l’organisation. En fonction de la nature du bien commandé, plusieurs procédures peuvent coexister : procédure particulière doit être envisagée afin de procéder à la relance des marchandises non livrées à la date prévue. b. Autorisation d’achats : Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de réception, de stockage, d’expédition, de tenue de l’inventaire permanent, de l’enregistrement comptable et du règlement des factures ; de ce fait, la demande d’achat doit être signée par le service achats soit par le Directeur Général, et ce avant de passer la commande. c. Sélection et négociation des conditions d’achats : A ce stade de traitement de la commande, la collecte du maximum d’informations internes et externes à l’entreprise est un gage de la qualité de la procédure de sélection des fournisseurs. Le choix du fournisseur doit permettre d’obtenir, par comparaison des possibilités offertes, le meilleur prix eu égard à la qualité exigée. Généralement, il existe une liste de fournisseurs agrées pour les différents produits ou services achats comprenant les prix obtenus et leur délais de livraison, cette liste fait l’objet d’une remise en cause et d’une mise à jour périodique. Il doit y avoir une procédure d’appels d’offres dûment documentée et une justification, au cas où le fournisseur le moins disant n’a pas été retenu. Aussi, la recherche de l’information se fait sur la base des études de marché- achat et des négociations directes avec les fournisseurs, notamment dans le cas de fournisseurs en nombre réduit ou d’un fournisseur en situation de monopole. 1.3.2Passation de la commande : La commande est considérée, sur le plan juridique, comme le contrat liant l’entreprise et le fournisseur. Le bon de commande, document qui matérialise la commande, exprime clairement les intentions des deux parties. Pour remplir cette obligation, il faut que ce dernier, comporte un certain nombre d’informations telles que le nom et l’adresse de l’entreprise, le numéro et la date de la commande, le nom et l’adresse du fournisseur, la description et la quantité des articles commandés… Le bon de commande est généralement établi en 5 exemplaires :  L’original destiné au fournisseur ;  Un exemplaire au service initiateur de la demande ;  Un exemplaire au service chargé de la réception ;  Un exemplaire au service de la comptabilité ;  Un exemplaire demeure au service « achats » pour l’inclure dans le dossier d’achat. Un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des exemplaires standard et prénumérotés, à partir des demandes d’achats par le service « Achats »; Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un montant maximum autorisé est défini ; Le non respect de telles procédures peut conduire : 2 • Soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par des frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des pertes dues au vieillissement ou à la détérioration des produits. La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de commande ; ce qui suppose que cette signature soit connue de la personne chargée de vérifier le bon de commande avant son envoi. Dans les sociétés importantes, il est recommandé qu’un cahier de signatures reproduise un fac-similé des signatures autorisées, • Soit à des achats insuffisants ou à contre-temps, pouvant se traduire par des retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de réapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix. 1.3.3. Acceptation et traitement des livraisons (ou services reçus) : Il faut en ce domaine garantir que : - Les délais de livraison prévus sont respectés, - Les livraisons, (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s’ils correspondent à une demande, - Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande. Organisation correspondante : Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation satisfaisante : - Elle assurée généralement par le service chargé de la réception et dans certains cas par le service de la gestion des stocks. Ce service a pour tâches : o De recevoir les arrivages des transporteurs ou des fournisseurs ; o De signer les décharges présentées par ceux- ci ; o D’identifier et d’enregistrer les marchandises qui entrent ; o De mettre plus rapidement possible les marchandises à disposition.  Un bon d’entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est particulièrement utile que ces bons soient pré-numérotés. Il doit contenir : l’identité du fournisseur, le de commande et le bon de réception,  Contrôle de qualité de la marchandise reçue : il ne peut être fait que par une personne compétente (en général un technicien) qui procèdera soit de manière exhaustive, soit par sondages. Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception. 1.3.5. Enregistrement des dettes : Après avoir effectué les contrôles de réception, le service achats reçoit la facture correspondante et l’enregistre. Le contrôle interne doit garantir que :  Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des services,  La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations. La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour lesquelles aucune facture n’est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure (parmi d’autres possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles des bons de commande et des bons de réception. Ceci permet à cette dernière, d’une part, d’effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de réception et de la 3 facture ; d’autre part de pouvoir connaître à tous moments l’ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la facture n’a pas encore été reçue. A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes : - Dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur identification et datées afin de mémoriser leur date d’arrivée, - Les doubles doivent être oblitérés d’un tampon « Duplicata – ne pas enregistrer », - Avant d’être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter que l’ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin d’exercice, au moment de l’établissement du Bilan), - Un certain nombre d’opérations est effectuée avant l’enregistrement de la facture : ◘ Un rapprochement de la facture, du bon de réception ou du bon de commande en vue de s’assurer que la facture correspond à une réception effective, acceptée et légitime, ◘ Approbation de la facture par une personne responsable, - Une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier jusqu’à ce qu’elle soit payée. Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit être en mesure de les suivre, par exemple : - En cas de retour des marchandises, après un premier usage qui n’a pas donné satisfaction, il convient d’obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut demander au fournisseur d’établir un avoir. Ce genre de situation se traduit, en général, par diverses négociations qui se prolongent dans le temps. Dans tous les cas, il est indispensable que l’ensemble des réclamations soit suivi par un responsable. - En cas de livraison incomplète, des uploads/s1/ copie-de-25049779-audit-achat-etude-de-cas444.pdf