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Conduite de réunion partager l’information moyen de communication interne (même

Conduite de réunion partager l’information moyen de communication interne (même si il en existe des externes) Il ne faut pas faire de réunions trop longues ou trop courtes car on passe a coté des objectifs. préparation : atteindre les objectifs fixés. Maîtriser le déroulement définir la finalité (l’objectif) chacun doit savoir pourquoi il y participe et quel est son but. préparer un plan de réunion : - Quels sont les points qui vont être passé en revue - Quel sont les points qui vont demander le plus d’attention - Préparer l’ordre des sujet : Les plus important au début - Prévoir le chronométrage de la réunion. - Choisir les participants (max 10 personnes). - Réunir les documents nécessaires et préparer les supports visuels - Choisir l’endroit de réunion - Convoquer les participants => officiellement : donner la liste des participants, le lieu, la date, la durée et le sujet de la réunion. - Anticiper sa réunion, prévoir à l’avance. Introduire / engager et piloter / Conclure Est ce le moyen le plus efficace réunir les personnes compétentes avoir un objectif clair et précis, pour juger de l’importance de la présence Il y a un animateur à la tête de chaque réunion. Il faut favoriser la participation de chaque personne Il faut prendre des notes, pour effectuer un compte rendu de réunion. Il faut éviter tout contact extérieur (téléphone) et réduire le temps de la réunion (pas plus d’une heure trente.) Le cas échéant, prévoir des pauses. Sécuriser les participants et les laisser se présenter. Faire un tour de table si nécessaire. Créer une ambiance de travail. Laisser le temps pour le groupe de s’installer. En quoi concerne le sujet et l’impact sur le participant Indiquez l’ordre du jour. Présenter le contexte et l’environnement. Si besoin, préciser le type de réunion (monologue, brainstorming, …) 6 objectifs d’une réunion - Informer * Information descendante : il faut s’appuyer sur des faits * Répondre aux questions. - S’informer * il faut impérativement répéter ce qui a été dit - trouver des solutions * motiver les gens * amener les gens à faire le vide, à changer leurs a priori - stimuler les idées * essayer d’intervenir le moins possible et laisser les gens parler - aboutir à un accord * Faire ressortir les points de divergence et de convergence pour trouver un accords qui corresponde à chacun - Former les gens * alterner théorie et pratique - Réguler les tensions : faire une pause par exemple Rôle et fonctions de l’animateur reformuler ce qui a été dit. faire la synthèse de ce qui a été dit et prit comme décision interdire les attaques personnelles. avoir de la pédagogie piloter la réunion, ne pas monopoliser la parole ni imposer son point de vue “être conscient de son truc” être conviviale il doit obtenir des résultats et être organisé et mettre en forme Gérer les individus et les interactions. statut hiérarchique et différence entre les gens Il y a de plus en plus de réunion téléphonique pour des gains de temps et de déplacement. Reformuler Eviter les question fermées Communication visuelles (Power point, tableau, transparents ...) Le power point sera leger. Il sert juste de support. il faut le présenter Le texte doit être lisible : - éviter les textes trop long - utliser des graphiques lisible et aux couleurs distinctes. - une à deux information maximum par slide - Le faire vivre (faire apparaitre au moment opportun). Risques de la réunion ● patauger : => manque de préparation => décisions remises en causes => les personnes invités peuvent ne pas être à l’aise les uns avec les autres (hiérarchie, ne connaît pas, …). => le résultat n’est pas le produit d’un travail de groupe, d’un consensus => plan non précisé (Perdu dans le raisonnement et la suite logique) => Les gens ne sont pas d’accord avec nous, ils hésitent a exposer leurs décision. Methodologie pour eviter le pataugeage PDCA (Plan Do Check Act) Quel sont les efforts à faire Ce qui a fonctionné ou non Faire discuter les gens entre eux pour que les décisions soient prises et incorporées dans le travail. ● Participants agressifs les personnes agressives ont souvent une haute technicité (experts) ou ils ont une place prépondérante dans l’entreprise. Ce sont en générale des personnes spécialistes, malgré leur agressivités, ils apportent souvent des points positifs. Les profils des personnes agressives ○ Le leader : il veut toute la place Ne pas le regarder, regarder les autres (il n’est pas seul) Lui couper la parole en reformulant ce qu’il a dit et redonner la parole a quelqu’un d’autre Ne JAMAIS lui donner la parole ○ L’ opposant Le laisser parler, ses propos sont signifiants ou non, reprendre les points signifiant et en faire discuter les autres ● Participants dominateurs : ○ Il adorent s’entendre parler, ego surdéveloppé et donne rarement la parole aux autres. Il devient souvent Hors-Sujet. ■ Pour lutter : Reformuler ses propos, poser une question dirigé à un autre participant, se rappeler l’horaire de la fin de la réunion, définir le temps de parole. ● Participant hésitant ○ Pas d’avis, ne connait pas le sujet, timide, introverti, pas intéressé, il a été “mis en boite” ■ Pour lutter : solliciter son avis ou le regarder, utiliser des questions fermées pour le solliciter. ● Les silence de groupes ○ hostile : demander la cause ○ endormis : les reveiller ● Hors-sujet : ○ les gens évitent de le sujet s’il ne leur plait pas => bouffeur de temps => a éliminer ○ Recentrer les personnes hors sujet ○ “Vos commentaire sont positifs, mais le sujet de la réunion est.....” ○ Afficher le plan ou l’ordre du jour pour y revenir. ○ reprendre le sujet et l’aborder plus tard (pour les subordonnées par exemple) ● Les apartés : ● Se déplacer à cotés d’eux et y rester. ● Les pertes d’attention : ● les gens n’arrivent pas à déterminer ce que peut apporter la réunion. ○ Méthodologie : faire un silence : les gens relèvent la tête pour voir ce qu’il se passe ○ ton trop monocorde => passer de la parole au visuel ○ faire des pauses Réunion = Conflits En tant qu’animateur, on peut être difficile : par timidité, car les autres ne savent pas ce qu’ils doivent faire, les autres ne sont pas concerné par le sujet. Il faut prévenir les conflits : savoir les typologies de personnes, leur relation et les problématiques abordées. Il faut savoir pourquoi les personnes sont difficiles. L’animateur a un rôle d’observateur, pour voir leurs réactions. Il faut être ferme : les personnes qui écoutent doivent croire en ce que l’on dit, et voir que l’on ⇒ y croit nous même. Il y a 2 type de personnes : les agressifs et les passifs * Les personnes agressives destructurent l’esprit d’équipe et ont une opinion intransigeante. Il faut savoir les canaliser. * Les passifs ont un manque d’opinion sur les question, il ne prend pas de position et est très arrangeant. Ils laissent les autres prendre les décisions. Il ne fera aucun effort. Il fait les choses pour lui et non pour le groupe, dans le dos du groupe. Il faut s’affirmer : être ferme sur les faits et flexible sur les gens, ne pas mettre les gens dans ⇒ une situation inconfortable. Faire savoir ce dont a besoin, et resentir ce que l’on veux. Il faut aussi reconnaître que les autres peuvent ne pas être d’accord. Faire en sorte que les personnes puissent s’affirmer au cours de leur carrière. Plusieurs méthode d’expression : Être factuel : dire des choses basées sur des faits. ex : arrivé à 9h et non arrivé plus tôt Affirmations compatissantes : éprouver de la sympathie Affirmations divergeantes : formules qui permettent de soulever les malentendus. Affirmations expressives : affirmation qui permet à l’interlocuteur de prendre conscience. Qui exprime la conséquence, le résultat d’un fait, d’une constatation. Affirmations sous-entendus : façon de s’exprimer qui sous entend un avertissement ou une punition. (commence souvent par “si”) Affirmation Question : qui appelle une réponse, une affirmation, une certitude. Écouter les réponses aux questions que l’on pose, en laissant un temps de réflexion a l'interlocuteur. Il faut aussi montrer l’attention porté a la réponse l’écoute : aller au fond des choses et repérer sur quoi la personne va insister les mots qu’elle répète plusieurs fois utiliser le même langage que l’autre il faut être en accord avec l’autre il faut confirmer les idées principale Gérer le conflit c’est maintenir le lien, garder le contact visuel et intéresser la personne avec le débit de voix et le vocabulaire. Devancer son interlocuteur par la mise en place de futur problématiques. il faut le laisser parler et donner son avis, prendre de la distance, observer le groupe, questionner les autres. Rétablir le tour de table. Créer une diversion en cas de conflit, par exemple proposer une pause. Un conflit a un point positif, il permet de comprendre l’interlocuteur. Permet de détecter les problématiques et uploads/s1/ communication-conduite-de-re-union.pdf