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35 35 A8 / A8 / Communication globale Communication globale C C o o m m m m u u

35 35 A8 / A8 / Communication globale Communication globale C C o o m m m m u u n n i i c c a a t t i i o o n n i i n n t t e e r r n n e e 1 2   La production La production d’écrits professionnels d’écrits professionnels 3 Les écrits professionnels véhiculent l’image de l’entreprise, ils doivent donc être parfaits sur le plan de Les écrits professionnels véhiculent l’image de l’entreprise, ils doivent donc être parfaits sur le plan de la communication. la communication. Certains écrits doivent respecter des normes pour être reconnus légaux Certains écrits doivent respecter des normes pour être reconnus légaux juridiquement. juridiquement. CONCEPTS CLÉS CONCEPTS CLÉS Information Information Transmission Transmission Communication Communication interne – externe interne – externe Image Image de marque de marque DÉFINITIONS DÉFINITIONS Communication interne et externe Communication interne et externe Rédaction de l’écrit, mise en forme des documents en fonction Rédaction de l’écrit, mise en forme des documents en fonction du destinataire. du destinataire. Image de marque Image de marque Reﬂet de l’entreprise, représentation qu’elle donne vis-à-vis de ses produits et Reﬂet de l’entreprise, représentation qu’elle donne vis-à-vis de ses produits et marques commerciales, mais aussi de sa personnalité. marques commerciales, mais aussi de sa personnalité. Information Information L’information en elle-même, tout ce que l’on porte à la connaissance du récepteur (destinataire). L’information en elle-même, tout ce que l’on porte à la connaissance du récepteur (destinataire). T Transmission ransmission Diffusion, expédition des documents auprès des Diffusion, expédition des documents auprès des destinataires. destinataires. PLAN DU CHAPITRE PLAN DU CHAPITRE 1 1 Rôle Rôle des des écrits écrits professionnels professionnels a) a) Enjeux des écrits professionnels Enjeux des écrits professionnels b) b) Enjeux juridiques Enjeux juridiques 2 2 La La communication communication écrite écrite interne interne a) a) Conception des écrits professionnels Conception des écrits professionnels b) b) Rédaction d’un document écrit Rédaction d’un document écrit c) c) Principaux messages de communication Principaux messages de communication interne interne 3 3 La La communication communication écrite écrite externe externe a) a) La lettre La lettre b) b) L’imprimé ou le formulaire L’imprimé ou le formulaire c) c) Les dépliants publicitaires, plaquettes Les dépliants publicitaires, plaquettes de présentation, prospectus de présentation, prospectus Rendez-vous Rendez-vous p. 45 où vous p. 45 où vous poursuivez poursuivez votre stage votre stage www.4geniecivil.com 36          Chap. 3 / La production d’écrits professionnels Les messages internes ou externes FENÊTRES PLUS Tél. : 01.89.78.21.45 10 rue des Lilas Fax : 01.89.78.24.56 75010 Paris N/réf. : TR/2500 Paris, le 20 mars 2010 OBJET : Commande n° 7510 Messieurs, Le 18 mars vous nous avez livré les fenêtres LAKAL PLUS correspondant à notre commande du 3 mars. Lors de la réception, nous avons constaté que les poignées étaient cassées. Nous devons installer ces fenêtres chez notre client la semaine du 1er avril, nous vous prions donc de nous livrer d’urgence de nouvelles poignées et de nous indiquer ce que nous devons faire des poignées cassées. Nous vous prions d’agréer, Messieurs, nos meilleures salutations. Le Directeur Louis AUREY S.A. au capital de 800 000 € – RCS PARIS 251 786 789 LAKAL 120 avenue Blanche 44000 Nantes Doc 1 ? Questions 1 Quel est l’objectif du message ? 2 S’agit-il d’un message interne ou externe ? 3 Quel est l’outil utilisé pour l’établissement de ce document ? 4 Quels autres outils peuvent être utilisés pour transmettre un message écrit : – interne ? – externe ? Savoir communiquer par l’écrit SEROX Service du Personnel DATE : 15 février …… NOTE D’INFORMATION N° 54 Objet : vaccination contre la grippe Une séance gratuite de vaccination contre la grippe aura lieu dans les locaux de SEROX le mardi 23 février 2010, de 9 h 00 à 10 h (salle de détente – 1er étage) Pour permettre l’organisation de cette séance, il est nécessaire de connaître le nombre de personnes qui ont l’intention de bénéﬁcier de cette disposition. Toute personne désirant se faire vacciner est donc priée de s’inscrire auprès du Service du personnel avant le 19 février. DIFFUSION : Tout le personnel Le Chef du Personnel Léon SEREL Doc 2 ? Questions 1 Identiﬁez cet écrit. 2 Déterminez son objectif. 3 Quel document aurait pu être joint à cette note aﬁn de faciliter la mission du Service du personnel et éviter les allées et venues dans leur service ? www.4geniecivil.com  37 C o m m u n i c a t i o n i n t e r n e 1 2 1 / RÔLE DES ÉCRITS PROFESSIONNELS Les écrits professionnels sont des supports et des outils de transmission, ils contribuent à la qualité relationnelle. Certains écrits doivent être établis en respect de règles juridiques et réglementaires aﬁn de pouvoir servir de preuve. a / Enjeux des écrits professionnels (document 1) Les supports doivent être parfaitement présentés, ils véhiculent l’image de marque de la société. Dans le cas contraire, ils peuvent amener le destinataire à s’interroger sur la qualité de l’entreprise dans sa globalité (manque de compétences humaines ou matérielles). « Rédiger un écrit, c’est réagir a une situation » Aﬁn de rédiger correctement un écrit, il ne faut pas négliger l’argumentation et la créativité. L’argumentation : il est nécessaire d’argumenter de façon logique aﬁn d’amener le correspondant à comprendre et à accepter ce qui est écrit. La créativité : elle permet d’adapter l’écrit à l’objectif et au contenu, selon les circonstances. b / Enjeux juridiques L’écrit est un moyen de preuve, notamment dans les relations professionnelles et commerciales. Certaines règles doivent alors être observées pour le rendre juridiquement ofﬁciel. Cf. : article 1316-1 – créé par Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 – art. 1 JORF 14 mars 2000 « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identiﬁée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.» 2 / LA COMMUNICATION ÉCRITE INTERNE (document 2) a / Conception des écrits professionnels Pour concevoir un document écrit, il faut : −déterminer l’objectif du document à rédiger (donner un ordre, informer) ; −décider du type de document à recevoir ; −déterminer son contenu. Tous les documents sont structurés de la façon suivante : −introduction : description des faits, explication des causes ; −développement : argumenter et susciter l’intérêt ; −conclusion : inviter à la prise de décision ou à l’action. La rédaction d’un document peut passer par une méthode de recherche QQOQCP. Qui Qui est l’émetteur du message ? Qui est le destinataire ? Quoi Quel est l’objet du message ? Quelle information doit être transmise ? Où Où se passe l’action ? Quand À quel moment ? Comment Quel est le document le plus adapté ? Pourquoi Quel objectif l’émetteur veut-il atteindre ? www.4geniecivil.com 38          Chap. 3 / La production d’écrits professionnels Bien rédiger ses écrits Suite à votre proposition Vous n’êtes pas sans savoir Excusez-nous Nous sommes convenus de nous voir Cela pose problème Au plan de la rentabilité Une perte conséquente Cette mesure pallie la panne Il faut recouvrir les sommes dues Ainsi par exemple C’est une erreur involontaire Les affaires vont de mal en pire Doc 3 ? Question Testez vos capacités d’écriture : corrigez les erreurs dans les expressions ci-dessus. Exigences rédactionnelles ÉTABISSEMENTS TOUTBUREAU Tél. 01.25.89.15.14 120 avenue des Lilas Fax : 01.25.89.15.96 94000 CRETEIL N/réf. : XE/896 Créteil, le 16 février 2010 Messieurs, À deux reprises, nous vous avons réclamé le montant de notre facture, mais nous n’avons toujours pas de réponse. Nous vous demandons de bien vouloir faire le nécessaire dans les plus brefs délais. Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées. Le Directeur Alex MONTRICHARD S.A. au capital de 1 700 000 € – RCS CRETEIL 148 458 789 UNIPLURIEL 54 rue Blanche 74000 ANNECY Doc 4 ? Questions 1 L’écrit choisi est-il adapté à la situation ? 2 Repérez les diverses erreurs et corrigez-les. www.4geniecivil.com  39 C o m m u n i c a t i o n i n t e r n e 1 2 b / Rédaction d’un document écrit (documents 3 et 4) L’écrit professionnel doit fournir au destinataire les informations nécessaires à la compréhension du message. Le document écrit doit répondre à des exigences de qualité rédactionnelle (orthographe, grammaire, style). Le langage Il doit être adapté au destinataire et au contexte, le langage familier est à proscrire. La sémantique Il faut : −rédiger des phrases courtes, aller à l’essentiel et retirer le superﬂu ; −ordonner ses idées ; −éviter les symboles et les sigles peu connus ; −bannir les fautes d’orthographe et de grammaire ; −faire attention à la ponctuation ; −utiliser de préférence les formes interrogatives. Le style Selon le document à rédiger, le style doit être impersonnel. Il ne uploads/s1/ com-ment-red-iger-de-s-ecri-ts-pro-fessi-onnels.pdf