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Archivage 1 NTRODUCTION Ce guide consiste de ce fait à définir un processus des archives décrire les modalités se rapportant à la durée de conservation à l ? élimination et à la communication des archives physiques et numériques dans les bureaux des entit

NTRODUCTION Ce guide consiste de ce fait à définir un processus des archives décrire les modalités se rapportant à la durée de conservation à l ? élimination et à la communication des archives physiques et numériques dans les bureaux des entités Tous documents doivent être archivés dans un lieu de stockage et classés par ordre chnologique de la date de réalisation afin de pouvoir garantir leurs disponibilités ou restauration effectives à tout moment L ? archivage s ? effectue aussi bien sur les supports papiers que sur ceux qui sont en versions électroniques afin de constituer un fond d ? archives complet En d ? autres termes c ? est la collection et classification de toutes les pièces contenant la traçabilité du processus dicté par une loi ou texte réglementaire qui serviront de supports aux contrôles a posteriori Afin de mener à bien leurs attributions en termes d ? archivage chaque structure d ? archivage doit être impérativement pourvu au minimum de - D ? un local sec non humide spacieux propre et maintenu périodiquement le quel est doté de - Des classeurs - Des armoires indexées comprenant des casiers pouvant chacun contenir classeurs Chaque armoire est numérotée ainsi que chaque casier Ainsi il sera facile de trouver Armoire n Casier n - Des étagères - ? ? I Qu ? est-ce qu ? un fond d ? archives Un fonds d ? archives consiste en la classification des archives selon leur utilité et ou chronologie d ? entrée qui peuvent se repartir comme suit Archives courantes Les archives courantes sont les documents administratifs d ? utilisation fréquente dans l ? activité des unités administratives et sont généralement conservées dans les locaux d ? exercice de fonction Archives intermédiaires Ces archives sont les documents qui ont perdu de leur utilité courante mais qui peuvent en raison de leur valeur administrative et ou juridique être consultées à des intervalles éloignés dans le temps Elles sont généralement classées à proximité du bureau Archives définitives Les archives définitives sont les documents qui ont cessé d ? avoir l ? utilité courante et l ? utilité intermédiaire et nécessitent par contre une conservation permanente dans les dépôts d ? archives II COMMENT TRAITER LES ARCHIVES II Préarchivage Le préarchivage consiste à traiter les documents produits par l ? administration entre le stade o? ils ne sont plus fréquemment consultés et celui o? ils sont définitivement classés dans les dépôts d ? archives De ce fait les documents ayant atteint la date limite de conservation dans les locaux fixée dans le calendrier de conservation doivent être pré archivés Cette étape facilitera le versement des documents vers le dépôt d ? archives définitives II Enregistrement La procédure de classement conduit à l ? établissement d ? un répertoire ou registre des fiches des documents à archiver correspondant à la méthode de classification retenue par l ? entité concernée Ces pièces administratives doivent dans la mesure du possible être archivées en version papier et en version numérique