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P M D P M D Administration Social Paie du personnel ? Administration Social Paie du personnel ? UP Administration du personnelUP Administration du personnel I F A C TI F A C TLo is et Lo is et lem ents lem ents THEMETHEME Les outils de l ? administration du personnelLes outils de l ? administration du personnel LES OUTILS DE L ? ADMINISTRATION DU PERSONNEL I ?? Le dossier administratif ? Le dossier administratif est un recueil de documents concernant le salarié Il comprend ? la situation familiale et sociale ? la situation administrative ? la situation professionnelle Il est l ? outil de référence pour ? la détermination de ses droits ? le suivi de sa carrière Sa caractéristique principale est Son aspect confidentiel il contient des documents personnel et des documents professionnels il na? t avec l ? établissement de relation de travail dont constitue la preuve matériel des renseignements fournis tous les renseignements relatifs à la vie du salarié et notamment ?? Principe ?? Habilitation pour préserver au dossier son caractère confidentiel la consultation doit être soumise aux conditions suivantes Les dossiers administratifs doivent être placés sous la responsabilité du chargé de la gestion du personnel qui les mettra à la disposition des agents pour en assurer le suivi la conservation et la garde matérielle ? limiter les personnes de l ? entreprise habilitées à consulter un dossier ? à l ? exception de quelques responsables à désigner la consultation se fait sur place ? aucune personne ne peut être autorisée à soustraire échanger ou modifier l ? ordre de classement ni même toute pièce contenue dans le dossier ? la consultation par des personnes étrangères à l ? entreprise doit être autorisée par la hiérarchie ?? Conservation les agents du personnel sont tenus de classer les dossiers de manière correcte et d ? en assurer la conservation Les dossiers doivent être soigneusement conservés dans un mobilier fermant à clé Toute perte dissimulation ou manipulation frauduleuse est de la responsabilité exclusive des agents du personnel ?? Suivi et mise à jour ? Tout événement professionnel donne lieu obligatoirement à une décision ou une notification une copie ou un double doit être vers ée au dossier ? Tout événement personnel doit être obligatoirement justifié par un document que le travailleur doit fournir le document doit être versé au dossier ? Périodiquement une fois par an toute pièce périmée certificat de scolarité titre de congé fiche d ? état civil ? doit être retirée du dossier ? Toute pièce destinée au dossier ne dot être classée q ? en un seul exemplaire ?? Archivage ? Le dossiers fait partie du patrimoine de l ? entreprise il doit être correctement archivé et ne peut en aucun cas être remis à un agent démissionnaire ou licencié ?? Contenu du dossier ? Un dossier ne doit pas être un simple recueil de documents ou de correspondance diverses ? Il doit contenir des informations sélectives ayant trait à des justifications personnelles