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Procedure controle des informations documentees

MAITRISE DES ENREGISTREMENTS Procédure Réf P Date Version Sommaire Objet Champs d ? application Responsabilités Description Annexes Nom prénom Date Visa Rédaction Véri ?cation Approbation CMAITRISE DES ENREGISTREMENTS Procédure Réf P Date Version Objet L ? objet de la présente procédure est de décrire la méthode d ? identi ?cation d ? indexage de classement d ? accessibilité de protection et d ? archivage des enregistrements sur support physique ainsi que la ma? trise des enregistrements qualité sur support électronique Champs d ? application Cette procédure couvre tous les enregistrements Qualité Sécurité Environnement que ce soient physiques ou électroniques Responsabilités Les responsabilités relatives à la ma? trise des enregistrements sur support physique sont dé ?nies sur le répertoire des enregistrements P -F Le département Système d ? information est responsable de la sauvegarde des enregistrements sur support électronique Description A ?? Enregistrements physiques Identi ?cation Le mode de codi ?cation des enregistrements est dé ?ni conformément à la procédure Ma? trise des documents P ? Indexation Le type d ? indexage est dé ?ni sur le répertoire des enregistrements P -F Classement Les responsabilités le lieu ainsi que la durée du classement sont mentionnés sur le répertoire des enregistrements P - F Le responsable du classement veillera à ce que chaque enregistrement sous sa tutelle soit conservé accessible identi ?able et lisible CMAITRISE DES ENREGISTREMENTS Procédure Réf P Date Version Accessibilité L ? accès aux enregistrements est dé ?ni sur le répertoire des enregistrements P F Cet accès peut être général limité ou con ?dentiel Protection La protection des enregistrements sur support physique est réalisée avec des sacs d ? archivage les classeurs à rabat et les classeurs suspendus Le responsable du classement est lui même responsable de la protection des enregistrements relevant de sa responsabilité Archivage L ? archivage des enregistrements permet de garder une trace de tout ce qui a été fait La durée d ? archivage de chaque enregistrement ?gure sur le répertoire des enregistrements P -F Le responsable de chaque enregistrement veillera à ce que la durée minimale d ? archivage soit respectée B ?? Enregistrements qualité électroniques La sauvegarde électronique des enregistrements est assurée par le département système d ? information L ? information est sauvegardée sur plusieurs supports CD DAT ? Le Département système d ? information est responsable du classement et d ? archivage des CD et DAT Les données les plus importantes peuvent être stockées également chez le Directeur Général Destruction Une fois la durée minimale d ? archivage est dépassée l ? enregistrement en question sera détruit et un nouvel enregistrement de même nature sera produit CMAITRISE DES ENREGISTREMENTS Procédure Réf P Date Version Le responsable du classement et d ? archivage est lui même responsable de la destruction des enregistrements relatifs à son département Annexe - Répertoire des enregistrements P -F C