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Redaction de procedure 1 Rédaction des procédures Quelques conseils pour la rédaction et l ? entretien Alain Coulon a traduit et adapté ces quelques conseils extraits d ? une feuille volante en langue anglaise de provenance indéterminée félicitations à l

Rédaction des procédures Quelques conseils pour la rédaction et l ? entretien Alain Coulon a traduit et adapté ces quelques conseils extraits d ? une feuille volante en langue anglaise de provenance indéterminée félicitations à l ? émetteur pour la ma? trise de ses documents Le lecteur perspicace qui saurait retrouver l ? origine exacte de ce texte est invité à se faire conna? tre Il gagnera une adhésion annuelle à l ? ADELI au béné ?ce d ? un tiers Les lecteurs seront sans doute surpris et dans un premier temps déçus par la banalité de ces conseils de simple bon sens L ? usage nous a cependant appris que les plus grandes erreurs sont souvent commises par ceux qui oublient de respecter les principes du bon sens le plus élémentaire Conseil préliminaire ne cherchez pas l ? exhaustivité dans ces conseils qui s ? adressent à ceux qui ont déjà une connaissance pratique des procédures Rédaction Utilisez un formulaire de procédure dès le départ Vous gagnerez un temps précieux si vous commencez par lire les guides du manuel des procédures qui traitent de la rédaction des procédures Dans le cas de procédures dépendantes les unes des autres imposez-vous une approche globale cohérente Ne formulez que le strict nécessaire N ? insistez que sur la description des particularités qui ne seraient pas forcément connues d ? un exécutant quelconque Répondez simplement aux exigences incontournables d ? ISO Dites ce que vous faites non pas ce que vous feriez N ? essayez pas d ? échafauder un nouveau système théorique idéal Appliquez-vous à décrire convenablement les pratiques actuelles Utilisez des schémas Les images aideront le lecteur à comprendre les mécanismes Construisez le sommaire comme un simple organigramme avec des éléments numérotés qui seront détaillés ultérieurement dans le document Les pictogrammes les indentations les changements de police et les espaces aident à classer et à séparer les éléments d ? information Faites relire les procédures par des personnes concernées ? Par les personnes qui les exécuteront ? Par les personnes qui en recevront les résultats ses clients La relecture est aussi importante que la revue Assurez-vous que vos relecteurs sont compétents et qu ? ils ont prêté à votre document toute l ? attention nécessaire Il est pertinent de soumettre le document à la véri ?cation d ? un expert ISO Extrait de la Lettre de l ? ADELI N - Avril CUne procédure mal organisée peu consistante en contradiction avec les usages courants comportant des lacunes majeures et des cas irrésolus ne passera pas l ? épreuve de la revue Accordez à votre comité la faveur de résoudre ces di ?cultés avant de convoquer la revue Revue Ne réunissez votre comité de revue qu ? après vous être soigneusement assurés par la rigueur du cycle de relecture qu ? il n ? y a pas de cas irrésolus ou de problèmes majeurs Le comité comprend de à membres En dehors de l ? auteur il faut ? un modérateur expérimenté