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La gestion electronique des

La gestion électronique de documents Patricia Plaza Gruber Domaine IT patricia plaza ep ch Qu ? est-ce que c ? est Au sens large une GED gestion électronique de documents permet d ? organiser et de gérer des documents numériques textuel graphique sonore etc à l ? aide de di ?érents outils et techniques A l ? origine ces systèmes permettaient de dématérialiser les documents papier qui pouvaient alors être stockés dans des lieux plus ou moins distants et souvent meilleur marché et ainsi désengorger les bureaux du papier accumulé L ? accès partagé aux documents ainsi que les possibilités de recherche o ?ertes par cette technologie sont vite devenus des atouts de poids Selon l ? APROGED association des professionnels de la GED www aproged org il existe plusieurs types de GED correspondant à di ?érents usages des documents ou métiers une GED de production et partage de documents une GED d ? archivage une GED d ? indexation de ressources documentaires une GED de gestion de documents techniques etc Comment ça marche Un dispositif de GED est intimement lié au cycle de vie des documents de leur création à leur élimination en passant par leur stockage archivage di ?usion et retrouvage Il est constitué de plusieurs étapes dont voici les principales L ? acquisition de données Il existe plusieurs modes d ? acquisition des documents dans une GED z la capture de documents papier z l ? intégration de documents électroniques L ? acquisition de documents papier se fait par numérisation à l ? aide d ? un scanner c ? est la dématérialisation proprement dite des documents Lors de cette étape di ?érentes technologies peuvent être appliquées pour faciliter ultérieurement le traitement ou la recherche des documents comme par exemple la reconnaissance automatique de documents RAD qui distingue un type de document d ? un autre à partir de son image Gr? ce à cette technique les documents peuvent être triés automatiquement avant leur traitement la lecture automatique de documents LAD qui segmente et extrait des informations des documents numérisés Ces informations pourront servir à la gestion proprement dite des documents indexation classement etc la reconnaissance optique de caractères OCR qui lit les mots du texte et enregistre un ?chier texte sous l ? image numérisée Cela permettra aux utilisateurs d ? e ?ectuer une recherche en texte intégral sur les documents reconnus Par documents électroniques nous entendons les ?chiers issus des logiciels de bureautique courants suite Of ?ce par exemple ou les e-mails Leur acquisition dans un système de GED se fait de manière plus directe que pour les documents papier qui doivent être numérisés et les métadonnées existantes les propriétés d ? un document Word l ? en-tête d ? un e-mail peuvent être utilisées pour faciliter leur classement ou leur indexation La question des formats des ?chiers acquis dans la GED est également traitée lors de cette étape En e ?et stocker un document sous son format natif une version x de word par