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Etapes proposees pour la dematerialisations des operations comptables et financieres 12 01 2021

Proposition d ? étapes pour le projet de dématérialisation des opérations ?nancières et comptables Vu l ? importance du nouveau chantier de dématérialisation des opérations ?nancières et comptables lancé par le ministère de l ? économie et des ?nances et vu l ? urgence que revête cette transition documentaire et archivistique notre Entité Finance à l ? Instance Nationale de la Probité de la Prévention et de la Lutte contre la Corruption INPPLC sera fortement impliquée comme partie intégrante de ce processus de digitalisation au niveau des services comptables et ?nanciers de l ? ensemble des administrations publiques du royaume Et pour réussir cette opération au sein de notre entité je vous propose monsieur sauf avis meilleur quelques étapes que je juge susceptibles nous aider à succéder la numérisation et l ? archivage Les étapes proposées sont les suivantes Désigner un cadre qui se charge de la numérisation des documents Création d ? une base de données sous forme de dossiers sur Windows dans laquelle les dossiers seront classés par nom du dossier et par date et au sein desquelles les pièces constitutives de chaque dossier seront classées par nom de la pièce et par date Prioriser dans ce début la numérisation des pièces des marchés non encore achevés pour éviter les chevauchements lors des ordonnancements éventuels Désigner un deuxième cadre qui se charge du contrôle des pièces numérisées en vue de con ?rmer et valider la qualité et la quantité des pièces numériques produites Archiver les documents dans les dossiers déjà créés sur Windows Désigner un troisième cadre pour faire une dernière véri ?cation des pièces originales du dossier en question avant de l ? archiver dans le boitier L ? archivage des pièces numérisées doit coller avec celui des pièces numériques pour faciliter l ? accessibilité Lors de l ? importation des ?chiers sur GID le cadre chargé du dossier doit impérativement se baser dans ce début sur le guide proposé par le MEF le guide est disponible sur GID et déjà imprimé pour mener à bien ses opérations Avant de valider les pièces importées une dernière comparaison avec la nomenclature des pièces de contrôle est nécessaire pour éviter tout manquement éventuel Le choix de trois cadres pour participer dans le processus de numérisation est fait en sorte à ce que les trois nouveaux cadres apprennent en même temps de l ? exécution des opérations En outre un tour de rôles entre les trois est souhaitable pour maitriser en amont et en aval le processus C